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Trattamento dei dati personali – informativa ex art.13 DLgs. 196/2003

Ai sensi dell'articolo 13 del DLgs. 196/2003, UNI - titolare del trattamento dei dati, domiciliato in via Sannio 2 - 20137 Milano - informa che i dati richiesti sono raccolti e trattati per finalità di:

- verifica che non vengano violate le norme sul diritto d’autore - informazione e promozione commerciale di prodotti e servizi UNI - indagini di mercato inerenti le attività UNI.

Per quanto riguarda il trattamento dei dati, esso viene effettuato in modo da garantire la sicurezza e riservatezza degli stessi mediante:

- strumenti manuali - strumenti informatici.

Nel caso in cui non venisse accordato il consenso al trattamento dei dati si segnala che verranno meno le prestazioni richieste di cui al punto precedente senza che UNI possa essere tenuto responsabile per il disservizio. Infine, come previsto dall'art. 7 del DLgs. 196/2003, si comunica al conferente dati che è in suo diritto accedere ai propri dati per consultarli, aggiornarli, cancellarli nonché opporsi al loro trattamento per legittimi motivi.

Trattamento dei dati personali – Consenso ex artt. 23,24,25 DLgs. 196/2003

Il sottoscritto, dato atto di avere ricevuto l'informativa prevista all'art. 13 del DLgs. 196/2003 in materia di tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali, espressamente garantisce il suo consenso ai sensi degli articoli 23, 24, 25 del summenzionato decreto (inclusivo di raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, diffusione, cancellazione, distruzione) secondo i termini della summenzionata informativa e nei limiti ivi indicati, dei propri dati personali acquisiti o che saranno acquisiti in futuro dall'UNI.

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istruzioniusoLingue speciali e Language Control sono le nuove parole d'ordine per i costruttori di macchine e impianti complessi che intendono migliorare la propria documentazione post-vendita.
I costruttori hanno un dovere generale di sicurezza e di informazione verso gli acquirenti (che discende dal diritto privato) e spesso le Istruzioni per l'uso rappresentano il punto di riferimento per chiarire e ripartire le responsabilità.

Importanza delle Istruzioni per l'uso
Purtroppo le Istruzioni per l'uso e l'informazione tecnica in generale vengono ancora considerate come una "spiacevole necessità", costosa e di dubbia utilità.
In realtà esse sono parte integrante della progettazione della macchina e "consistono in mezzi di comunicazione, come testi, parole, cartelli, segnali, simboli o diagrammi, utilizzati separatamente o in combinazione per trasmettere informazioni all'utilizzatore... prendendo in considerazione tutte le modalità di funzionamento"1), gli usi impropri e i rischi residui.
Tutto ciò per consentire all'utilizzatore di svolgere le attività previste in modo autonomo, conveniente e senza rischi per la "sicurezza e la salute delle persone, segnatamente dei lavoratori e dei consumatori e all'occorrenza degli animali domestici e dei beni, specie nei confronti dei rischi che derivano dall'uso delle macchine"2).

Leggibilità delle Istruzioni per l'uso
Dispiace constatare che spesso non viene prestata la necessaria attenzione, con il risultato di produrre informazioni che, invece di facilitare la comprensione del messaggio, creano una barriera fra chi scrive e chi legge che porta il lettore ad assumere un atteggiamento di ostilità perché costretto a rielaborarle.
Ancora oggi è consuetudine scrivere in forma accademica e con un uso incontrollato del copia-incolla. Leggendo un qualsiasi manuale d'uso, si ha l'impressione di trovarsi di fronte a informazioni scritte in lingua ostrogota.
Solitamente l'autore scrive senza dare importanza alla struttura, alla forma espositiva e alla coerenza degli argomenti: punta tout-court sul fatto che comunque nel manuale ha scritto tutto.
In genere si tende ancora ad elaborare le Istruzioni per l'uso secondo prassi artigianali, consolidate ma informali e quindi soggette ad arbitrarie variazioni individuali (peggiorative o migliorative che siano).

Perché scrivere le Istruzioni per l'uso?
Perché, oltre a soddisfare gli obblighi legislativi, affiancare i macchinari con Istruzioni per l'uso che siano un efficace strumento di lavoro è un elemento strategico per garantire l'investimento dell'acquirente.
Oltretutto, in questo particolare periodo, una valida documentazione post-vendita contribuisce a mantenere la leadership, fidelizzare i clienti e incrementare nuove quote di mercato.
I costruttori di macchine, in particolare quelle per uso professionale, hanno la consapevolezza che gli acquirenti fanno le loro scelte anche in funzione dell'efficienza ed efficacia delle informazioni tecniche post-vendita: documenti di estrema importanza, necessari per informare ed addestrare il personale di tutta la filiera (centri assistenza, dealers, venditori, ecc.) e per fornire un efficace strumento di lavoro all'utilizzatore.

Qual è la soluzione per soddisfare i bisogni comunicativi?
Attualmente si sta aprendo una nuova frontiera con processi di redazione dinamici e innovativi, fortemente basati sulla normazione tecnica (anche se volontaria)3), la cui conoscenza è fondamentale per attuare la svolta e creare un circolo virtuoso dell'informazione.
Per realizzare questi processi è necessario seguire i principi delle "lingue speciali"4), usare le memorie di traduzione e i database terminologici: il tutto insieme a regole di qualità sulla struttura e sugli aspetti linguistici delle comunicazioni scritte con l'obiettivo, anche, di ridurre in modo consistente i costi di elaborazione e gestione delle informazioni.

Applicare i principi del Language Control
La soluzione è quella di lavorare a monte, cioè intervenire in modo coerente e sistematico sulla struttura tecnica e su quella fraseologica applicando i principi del Language Control.
Adottare questi principi significa applicare un insieme di regole per guidare il redattore a scrivere riducendo la complessità e le ambiguità. Principi che, se affiancati a sistemi di Authoring, permettono di ottenere vantaggi inaspettati.

  • Informazioni utili e strettamente necessarie: individuarle e scrivere in modo completo e tecnicamente corretto.
  • Facilità di aggiornamento: organizzare le informazioni in modo logico (non disperse qua e là) le rende più facilmente rintracciabili per gli aggiornamenti.
  • Principio di interazione delle informazioni: descrivere le procedure operative una sola volta, a prescindere dal tipo di intervento da effettuare, per eliminare le ridondanze.
  • Corpus Fraseologico: realizzare un archivio di frasi scritte secondo regole sintattiche e fraseologiche definite, per scrivere i concetti con un linguaggio omogeneo ed uniforme.
  • Memorie di traduzione: tanto più le informazioni sono semplici, con una grammatica e una sintassi corrette, tanto più è immediata l'applicazione delle memorie di traduzione.
  • Indici di leggibilità: applicare le formule (Flesch-Vacca, Gulp, ecc.) per elaborare informazioni con un elevato grado di leggibilità.

Il ricorso ai principi del Language Control può inizialmente incontrare resistenza da parte dell'autore, rallentando la velocità di elaborazione delle informazioni. Una volta acquisite le competenze necessarie (anche attraverso corsi di addestramento specifici), il rispetto delle regole consentirà di scrivere informazioni prive di ambiguità, di ridondanze e con una maggiore uniformità terminologica e di linguaggio. Oltre ad ottenere documenti con un importante valore aggiunto, si otterranno vantaggi sorprendenti non solo a livello di time to market ma anche in termini economici con una consistente riduzione dei costi generali.

Comunicazione tecnica: bisogna essere certi del suo valore
La scrittura delle Istruzioni per l'uso va affidata a specialisti perché rappresentano un asset fondamentale e un fattore di competitività per differenziarsi dalla concorrenza.
Il Centro Formazione UNI organizza una serie di corsi specialistici sulle Istruzioni per l'uso, volti a far conoscere i principi della Scrittura Professionale.
Dedicare risorse alla formazione e all'aggiornamento può rivelarsi strategico fin da subito, in netto anticipo con i fisiologici tempi di ripresa.

Note:
1) UNI EN ISO 12100:2010 "Sicurezza del macchinario. Principi generali di progettazione. Valutazione del rischio e riduzione del rischio", § 6.4.1.1 Informazioni per l'uso – Requisiti generali
2) Direttiva Macchine 2006/42/CE, terzo considerando
3) Vedi elenco norme elaborate dal GL1 (Commissione "Documentazione e Informazione" di UNI)
"Varietà funzionale di una lingua naturale, dipendente da un settore di conoscenze o da una sfera di attività specialistiche, utilizzata ... per soddisfare i bisogni comunicativi (in primo luogo quelli referenziali) di quel settore specialistico" in Cortellazzo Michele A., Le lingue speciali, 1994

R. Mambelli - Coordinatore GL1 - Documentazione e Informazione (ex DIAM), Vicepresidente Commissione Documentazione e Informazione in ambito CCT (Commissione Centrale Tecnica)
B. Bevitori - Esperta in "Fraseologia tecnica e Language Control" c/o lo studio IDM Technical Documentation srl

 


Commissione Documentazione e informazione
Norme realizzate dal gruppo di lavoro GL 1

UNI 10893 "Documentazione tecnica di prodotto. Istruzioni per l'uso. Articolazione e ordine espositivo del contenuto"
UNI 10653 "Documentazione tecnica. Qualità della documentazione tecnica di prodotto"
UNI 11083 "Documentazione tecnica. Linee guida per la preparazione dei documenti utili per l'attività di istituzioni e di addestramento nell'uso dei beni"
UNI/TS 11192 "Documentazione tecnica di prodotto destinata all'utente - Criteri per la classificazione"
UNI 11394 "Informazione tecnica - Sistema di valutazione delle istruzioni per l'uso di beni tecnici"
UNI ISO 15226 "Documentazione tecnica di prodotti. Modelli di ciclo di vita e assegnazione di documenti"
UNI 11482 "Documentazione e informazione - Informazione tecnica - Elementi strutturali e aspetti linguistici delle comunicazioni scritte delle organizzazioni"


 

Su questo argomento venerdì 20 settembre si svolgerà presso l'UNI un incontro gratuito dal titolo "Scrittura professionaole delle istruzioni per l'uso: realizzare informazioni tecniche di elevata leggibilità riducendo i costi".

>> pdfVai alla locandina

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